E-Mails die ankommen

Kommen Ihre E-Mails bei Ihren Lesern an?

Selbstverständlich, werden Sie jetzt vielleicht denken. Schliesslich bedarf es nur ein wenig Aufmerksamkeit, das geschriebene E-Mail mit der korrekten E-Mail-Empfänger-Adresse zu versehen.

Doch auch, wenn die E-Mail-Korrespondenz in vielen Unternehmen heute längst den klassischen Brief ersetzt und sich in manchen Firmen sogar zum wichtigsten Kommunikationskanal entwickelt hat, kommt längst nicht jedes E-Mail beim Leser so an, wie sich das der Absender wünscht.

Trotz unzähligen Abhandlungen in der klassischen Literatur und im Internet scheint es für viele gar nicht so einfach zu sein, in der E-Mail Korrespondenz den richtigen Ton zu treffen.

Und dabei ist es gar nicht so schwer, ein E-Mail zu schreiben, das Ihre Leser erreicht.

Hier die wichtigsten Tipps:

• Sich über die Betreffzeile Gedanken zu machen, lohnt sich. Nur „dringend“ in den Betreff zu schreiben, animiert kaum einen Empfänger zum Lesen.
• Überlegen Sie sich, bevor Sie anfangen zu schreiben, wie Sie Ihrem Empfänger die Nachricht mündlich übermitteln würden. In der Regel gilt: Ein freundlicher, sympathischer Schreibstil, der sich den Worten bedient, die man auch im Dialog nutzen würde, kommen am besten an.
• Wie möchten Sie Ihren E-Mail Empfänger anschreiben? Oft werden unüberlegt Standards, ob sehr förmlich mit „sehr geehrte(r)“ oder sehr persönlich mit „Liebe(r)“ genutzt. Dabei gibt es jede Menge individuellere Alternativen.
• Selbstverständlich sollte ein E-Mail nicht länger als nötig sein. Zugunsten der Kürze jedoch auf jede Form der Höflichkeit zu verzichten, trägt nicht dazu bei, dass ein E-Mail lieber gelesen wird.
• Bitte schreiben Sie, was Sie von Ihrem Leser erwarten, damit dieser entsprechend reagieren kann.
• Dass es sich lohnt, den Inhalt vor dem Versand nochmals auf die Korrektheit und Übersichtlichkeit zu überprüfen, sollte – auch wenn es schnell gehen muss - selbstverständlich sein.
• Verwenden Sie einen freundlichen, persönlichen Ausstieg und nicht zuletzt auch eine zur Anrede passende Grussform am Ende Ihres E-Mails.
• Und bei allem gilt, nicht immer ist die schriftliche Form die beste. Erst vor kurzem sagte uns ein Kursteilnehmer, er hat seinen Abwesenheitsassistenten, der bei ihm immer aktiviert ist, mit folgendem Text versehen: „Sie möchten mir etwas mitteilen? Dann rufen Sie mich doch bitte an“.